Preoccupato di iniziare un nuovo lavoro a distanza? Ecco come assicurarti che vada tutto liscio

Ci sono differenze chiave tra iniziare un nuovo lavoro da remoto piuttosto che in ufficio.

Iniziare il tuo nuovo lavoro da remoto piuttosto che in ufficio non potendo incontrare i nuovi colleghi o manager di persona può far apparire la situazione come una prospettiva abbastanza scoraggiante.Significa anche doversi adattare a nuove tecnologie o a nuovi modi di lavorare senza che l'aiuto dei colleghi sia immediatamente o ovviamente disponibile come lo sarebbe in ufficio.

Avviare un nuovo ruolo da remoto può anche rendere più difficile la definizione di un'idea della cultura aziendale.Dopo tutto, senza la possibilità di visitare l'ufficio fisicamente e di incontrare i tuoi colleghi di persona, è difficile valutare le effettive dinamiche di squadra.

Ma ci sono alcuni modi per comprenderle mentre si lavora a distanza - e i consigli che ti darò dovrebbero dimostrartelo.Ecco, quindi, alcuni semplici suggerimenti che vi aiuteranno ad iniziare il vostro nuovo ruolo nel modo più efficace possibile, così da fare una grande prima impressione sia con il nuovo manager che con i  colleghi  nonostante non sia possibile incontrarli ancora.

10 consigli per iniziare il tuo nuovo lavoro da remoto

1. Accertarsi di essere affiancato da un “compagno di conoscenza” remoto

Entrare in una nuova azienda spesso significa adattarsi a modalità diverse di fare le cose. I processi che potrebbero sembrare semplici quando si è stati in una società per un po' possono apparire completamente estranei quando si è nuovi - come per esempio la prenotazione di ferie annuali, trovare la persona giusta da contattare per ottenere informazioni su un particolare argomento, o anche acronimi interni e nomi di progetti.È possibile che ti sentirai ancora più intimidito da questa poca familiarità quando inizierai il tuo nuovo ruolo da remoto, piuttosto che di persona, dato che non ci sarà qualcuno alla scrivania accanto a te a cui puoi chiedere rapidamente aiuto, né puoi imparare da chi ti sta intorno.

Per contribuire a superare questa sfida, il dottor Maggi Evans ha consigliato ai manager di affiancare ai loro nuovi dipendenti un “compagno di conoscenza”; qualcuno che può rispondere a qualsiasi domanda che possa sorgere relativamente a processi aziendali o informazioni. Se il tuo nuovo manager non ha previsto l’appoggio di nessuno dopo la tua prima settimana, allora prendi l'iniziativa e chiedi loro se sarebbero disposti a farlo.

Una volta che hai un compagno, anche se a distanza, vale la pena stabilire il modo migliore per comunicare con loro; avrete brevi chiamate di allineamento ogni giorno per fare tutte le domande che avete pensato? O deciderete semplicemente che invierete loro un messaggio ogni volta che sorge il dubbio su qualcosa? Se siete d'accordo su come funzionerà questa relazione, ne trarrete benefici.

2. Concedere più tempo per preparare le riunioni introduttive

Come saprete, le riunioni e le induzioni sono una parte inevitabile della vostra prima settimana o del primo periodo in un nuovo ruolo, in modo da assicurarsi di applicare il solito standard di preparazione, come si farebbe se si incontrasse qualcuno faccia a faccia in un ufficio impostazione.

Il consiglio di Eliza Kirkby, Regional Director di Hays Australia, in questo episodio podcast su come sfruttare al meglio i primi giorni di un nuovo lavoro, rimane cruciale anche se sei uno “starter” da remoto.Lei discute come ci si dovrebbe preparare per un incontro, identificando chi parlerà e il suo loro ruolo all'interno dell'organizzazione, facendo riferimento a risorse come Linkedin e il sito web dell’azienda, considerando ancge come il ruolo di questa persona interagirà con il vostro.Questo ti fornirà utili informazioni contestuali prima del tuo primo incontro con loro.

Pensate anche ad annotare alcune domande rilevanti prima dei vostri incontri iniziali, in modo da ritrarre l'immagine di un professionista impegnato e ben preparato.Se sono già passati un paio di giorni da quando ricopri il tuo nuovo ruolo e non sono state organizzate riunioni introduttive dal tuo manager a tuo nome, allora prendi l'iniziativa di organizzarle tu stesso, o chiedi al tuo manager se sono in programma per le prossime settimane.Questo vi aiuterà a iniziare a sviluppare relazioni con gli stakeholder chiave fin dall'inizio.

3. Assicurarsi di essere sicuri con qualsiasi nuova tecnologia in modo da poter rappresentare bene se stessi.

Prima di avere la possibilità di acquisire familiarità con il tuo compagno di conoscenza e incontrare i nuovi membri del team, è probabile che avrete prima bisogno di acquisire familiarità con le nuove tecnologie da soli.Se avete ricevuto un computer per quando comincerete il vostro nuovo ruolo a distanza, dovete assicurarvi prima della vostra data di inizio che sia l'hardware che il software funzionino, di modo che inizierete a familiarizzare con la relativa tecnologia e con i nuovi programmi e strumenti che vi aspettate di utilizzare.Le indicazioni utili potrebbero essere nella vostra job description, o potreste chiedere al vostro recruiter o nuovo responsabile. È importante, sollevare eventuali problemi tecnologici il più presto possibile.

Assicurarsi, inoltre, di aver testato le impostazioni video e audio del vostro computer prima del primo giorno, in modo da essere pronti per le chiamate introduttive. Ciò contribuirà non soltanto ad alleviare tutte le ansie o nervi che potrebbero verificarsi durante le riunioni (poichè la tecnologia diventa una cosa in meno di cui preoccuparsi), ma inoltre dimostra al vostro nuovo responsabile che siete proattivi e preparati.

Tenete a mente che durante queste chiamate introduttive, è importante assicurarsi di rappresentare se stessi tramite una videochiamata nel miglior modo e autentico possibile. Con questo intendo dire che molte persone sono tentate di guardarsi sullo schermo, o forse guardare il volto della persona con cui stanno parlando. Ma in realtà, si dovrebbe spostare la messa a fuoco della fotocamera e guardare come se si sta fornendo il contatto visivo nei confronti di colui con cui stiamo parlando e ci sta ascoltando. E’ necessario porre particolare attenzione ed essere consapevoli del linguaggio del corpo e della postura durante queste chiamate senza tralasciare il “background”.

Un'ultima cosa: assicuratevi di prestare la massima attenzione durante le videoconferenze, anche se sono lunghe.Apparire impegnati e dimostrare che state ascoltando attivamente vi aiuterà a costruire una buona reputazione personale - al di contrario mostrarsi disinteressati, o anche addirittura guardare altrove rispetto allo schermo.

4. Tenere a “portata di mano” note e suggerimenti utili e rassicuranti

Un preciso vantaggio nell’iniziare un nuovo ruolo a distanza è il lusso relativo alla possibilità di tenere note e suggerimenti di fronte a voi; ciò non sarebbe possibile in ufficio, o almeno non apertamente, in quanto tutti i tuoi nuovi colleghi lo vedrebbero in caso passassero davanti alla tua scrivania.

Si potrebbe, ad esempio, fare un elenco dei nomi dei collaboratori e degli stakeholder così da tenerlo sulla scrivania o salvarlo sul computer, aggiungendo di volta in volta dettagli come il loro reparto e/o le responsabilità in modo da imparare di più su di loro. Forse si potrebbe anche arrivare a creare un registro per annotare gli argomenti specifici che avete discusso con ogni persona? Questo vi darà rapidamente un'idea delle aree di responsabilità di ogni individuo e di come il vostro ruolo si collega alla loro.

Che ne dici di annotare anche le norme o le abitudini che hai notato all'interno della tua squadra?Ad esempio, come i nuovi membri del team sembrano preferire comunicare meglio:si parla tramite messaggi istantanei?O invece video e telefonate?Notando quali strumenti di comunicazione usano i tuoi colleghi per compiti particolari, così sarai in grado di avere più facilmente un'idea della cultura del team e una migliore comprensione di come ogni individuo preferisce lavorare e comunicare.

Se ti senti ansioso o preoccupato per quei primi video incontri in cui dovrai presentarti a un sacco di nuove persone, perché non puoi avere un punto di riferimento di fronte a te a cui rivolgerti se soffri di un vuoto mentale o se i tuoi nervi hanno la meglio su di te in qualsiasi momento, ricorda che si tratterà di citare un paio di punti che dettagliano ciò che hai fatto nel tuo ruolo precedente, eventuali risultati di carriera chiave o qualifiche accademiche, e in generale qualsiasi altra cosa che si desidera che i tuoi nuovi colleghi sappiano su di te.

5. Porsi obiettivi SMART

Dopo la prima settimana più o meno, e una volta che tutti i vostri incontri introduttivi e induzioni sono stati fatti, si dovrebbe iniziare a sentirsi a proprio agio con le vostre responsabilità chiave e le aree di interesse. La prossima cosa da fare, è quello di lavorare con il vostro manager per impostare alcuni obiettivi SMART per quello che si desidera raggiungere entro il primo mese, sei mesi e anno nel vostro nuovo ruolo.Con SMART, mi riferisco a obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e temporali, che saranno cruciali per massimizzare le possibilità di realizzarli.

I tuoi primi obiettivi non devono necessariamente essere grandi.E’ importante definire obiettivi che vi aiuteranno a mantenervi focalizzati nelle settimane e nei mesi iniziali nel vostro nuovo ruolo.Questo vi permetterà di evitare “perdervi” in assenza di colleghi che vi circondano, e senza quei rinforzi positivi che ricevereste ogni giorno se foste in ufficio, tenendovi in pista.

Questi obiettivi vi daranno anche un senso più forte di direzione, vi rendono più organizzati e vi aiutano a migliorare la vostra produttività - a sua volta, contribuendo a migliorare la vostra fiducia in voi stessi nel lavoro e permettendovi di fare un'impressione positiva sul vostro nuovo manager.

Una volta che i tuoi obiettivi sono stati impostati, assicurati di organizzare regolari catch up di routine per aggiornare il vostro manager sui tuoi progressi.Questo vi aiuterà ad illustrare quanto siete motivati e guidati,  un qualcosa che può essere un po' più difficile essendo un lavoratore remoto.

6. Mantenere elevati standard di puntualità

Qualcosa di cui essere consapevoli nelle vostre prime settimane, e di fatto oltre, è la vostra puntualità. Lavorare dietro un computer da casa o in una configurazione remota potrebbe sembrare significativamente diverso dal lavoro in ufficio, ma non significa che si dovrebbe essere meno puntuali di quanto lo si sarebbe di persona. Questo include non solo l'inizio del lavoro o prima dell'orario di inizio, ma anche la garanzia di partecipare alle riunioni in tempo, se non più o meno un minuto in più. Partecipare ad una riunione delle 11:00 alle 11:01 non è disastroso, ma può illustrare al tuo nuovo manager e team che si sia poveri di cronometraggio o - se è qualcosa che si fa spesso - una mancanza di rispetto per il loro tempo.Sono sicuro che questa non è la prima impressione che desiderate fare!

Inoltre, assicurati di rispondere prontamente a qualsiasi domanda, richiesta o messaggio da parte del tuo manager, membri del team, stakeholder o clienti, per dimostrare la tua positività e la volontà di aiutare fin dall'inizio.

7. Non esitate a porre domande

Una cosa che dovreste tenere in considerazione mentre cominciate il vostro nuovo ruolo a distanza, è che non dovete evitare a fare domande importanti relative a cosa coinvolgerà il vostro lavoro nelle settimane e nei mesi a venire, o tutte questioni che riguardano il vostro nuovo ruolo in effetti.

È nell'interesse del tuo nuovo manager e dei tuoi colleghi che il tuo ingresso nel tuo nuovo ruolo sia rilevante, per quanto lo sia anche nel tuo - quindi saranno più che felici di farti tutte le domande che vuoi. Nessuna domanda è mai una domanda stupida! E’ più importante chiedere in modo da poter essere sicuri di essere sulla strada giusta ed evitare eventuali malintesi.

Michael D. Watkins, esperto di transizioni e autore per Harvard Business Review, ha esposto alcune domande che dovreste porre non solo durante i vostri primi giorni in un nuovo lavoro, ma su base continuativa, al fine di guidare il vostro successo. Queste coprono questioni come il modo in cui si creerà valore nel vostro nuovo ruolo, come si può rapidamente fare un impatto positivo, e le competenze che sarà necessario sviluppare al fine di eccellere.

8. Coinvolgi la tua nuova squadra

Oltre a non esitare a fare domande, è importante che tu non ti senta scoraggiato dal partecipare e e sentirti coinvolto nella tua nuova squadra, solo perché stai lavorando da remoto. Se sei introverso e non ti senti sicuro di parlare nelle riunioni virtuali, allora assicurati di essere almeno coinvolto con i colleghi attraverso mezzi come la messaggistica istantanea o le chiamate one-to-one - qualunque cosa ti faccia sentire più a tuo agio. Anche se sei nuovo in questo momento, stai sicuro che ti sentirai parte della squadra prima che tu lo sappia e non sarai sempre il novizio. Quindi, non esitate ad essere voi stessi e comunicare regolarmente con i vostri nuovi collaboratori in modo più naturale e istintivamente giusto per voi fin dall'inizio. Non dimenticare di connetterti anche con il tuo nuovo team su Linkedin. Non solo questo aiuterà a costruire un rapporto più stretto, ma vedere i loro post vi aiuterà a ottenere suggerimenti per la cultura aziendale e le loro aree di competenza.

Conoscere i tuoi nuovi colleghi non significa solo discutere del lavoro e lavorare insieme. Dovresti anche creare opportunità per conversazioni e attività non legate al lavoro, come partecipare o organizzare la mattina del caffè virtuale. Questo sarà la chiave per costruire forti relazioni a lungo termine con loro, anche quando si può solo inizialmente comunicare con loro da remoto piuttosto che di persona. Fare questo nelle prime settimane e nei primi mesi ti aiuterà a capire meglio il tuo nuovo manager e i tuoi colleghi a livello personale e non meramente professionale.Ti aiuterà, inoltre, ad adattarsi a come i tuoi nuovi colleghi amano lavorare, comunicare e operare, e potrebbe anche permetterti di saperne di più su di loro.

Una volta possibile è importante anche prendere parte alle opportunità di incontrare il vostro manager e colleghi faccia a faccia. In questo modo, sarete in grado di conoscerli ulteriormente e stabilire una vicinanza e rapporto che non è sempre facile da raggiungere quando lontano l'uno dall'altro.

9. Prendi decisioni proattive se ti senti scollegato o de-motivato

Nessuno di noi vuole che succeda, ma di certo può succedere: e se, dopo quelle prime due settimane nel tuo nuovo lavoro, ti sentissi scollegato e demotivato, e ti chiedessi se hai fatto la scelta giusta assumendo questo ruolo? Questi sono sentimenti comuni e comprensibili in particolare per quelli che iniziano un nuovo ruolo a distanza.

Ma, come ha spiegato in precedenza l'amministratore delegato di Hays Spain, Chris Dottie, ci sono vari passi proattivi che puoi intraprendere se ti trovi in questa situazione.Questi includono essere paziente e gentile con te stesso durante questo periodo di transizione e di adattamento, capendo qual è la vera radice del tuo malcontento concentrandoti sugli aspetti positivi del tuo nuovo ruolo.

Un'altra cosa che vi esorto a fare in questa situazione, è parlare al vostro nuovo manager del fatto che vi sentite un po' disconnessi dalla squadra. Discutete insieme come si può essere in grado di migliorare i processi per aumentare la produttività e la soddisfazione nel lavoro in queste prime settimane delicate e mesi.Forse potreste introdurre incontri individuali più frequenti, incontri di squadra o eventi con i colleghi?

10. Non creare un'abitudine di lavoro eccessivo

Spesso può essere difficile per i lavoratori a distanza tracciare il confine tra lavoro e casa, il che può portare a sviluppare abitudini di lavoro malsane.Per esempio, uno studio di Okta, come riportato da Forbes, ha scoperto che i lavoratori remoti hanno accusato la “pressione di performare” dall'inizio della pandemia, e questo ha causato un incremento delle ore di lavoro.

Questo è il motivo per cui il mio ultimo consiglio per voi è che è cruciale fin dall'inizio del vostro nuovo ruolo stabilire una routine sostenibile e produttiva che consente di raggiungere un sano equilibrio lavoro-vita.Vi esorto a stabilire di non rispondere alle e-mail a tarda notte o nel fine settimana, dimostrando in tal modo di non lavorare al di fuori del vostro orario di lavoro.Se la natura del tuo ruolo rende questo precedente difficile da impostare, allora cerca di limitarti a controllare le tue email solo una volta la sera - solo quando è assolutamente necessario. Allo stesso modo, vale la pena comunicare con il vostro nuovo manager e colleghi gli orari in cui si preferisce la pausa pranzo, o orari specifici durante il giorno in cui avrete bisogno di lasciare il vostro ufficio - per esempio per lasciare e prendere i bambini a scuola.Così sapranno quando non siete disponibili e ciò ridurrà la probabilità di chiamate mancanti o messaggi, che possono essere una fonte di sforzo per molti lavoratori a distanza.

Un altro modo per evitare il sovraccarico di lavoro è quello di ritagliarsi del tempo per una passeggiata quotidiana, o per qualche altra forma di esercizio.Questa sarà un'occasione per te di spegnere e riposare, permettendo anche al tuo cervello di elaborare tutte le nuove informazioni che ha ricevuto. Forse potreste fare la vostra passeggiata quotidiana alla fine della vostra giornata di lavoro, per segnalare la fine del lavoro?O forse preferisci camminare prima del lavoro, o all'ora di pranzo, per aiutare a focalizzare il tuo cervello quando torni alla tua scrivania.

Sarete in grado di prosperare, anche quando si inizia il nuovo lavoro a distanza

Spero che questi suggerimenti ti abbiano rassicurato e ti abbiano aiutato a capire come sia possibile avere successo a distanza.La cosa più importante è che vi ricordiate di continuare ad essere la versione più autentica di voi stessi, anche in questo periodo innaturale e non familiare.Capisco che possa sembrare un po' strano e scoraggiante iniziare il tuo nuovo lavoro da remoto.Quindi, segui il consiglio di Roddy Adair, Personal & Executive Assistant Director di Hays UK e lotta con la fiducia in te stesso. I suoi suggerimenti includono - tra gli altri – quelli per sviluppare una mentalità di crescita, apprezzare ciò che sei bravo a fare, e celebrare e riconoscere eventuali piccole vittorie o feedback positivi, per aiutare a mantenere un buon umore durante le prime settimane e mesi.

Si tratta di un nuovo capitolo davvero emozionante nella tua vita professionale. Avrai l'opportunità di incontrare molte nuove persone, conoscere una nuova organizzazione, assumere nuove responsabilità e acquisire nuove competenze.Quindi, siate sicuri di iniziare la vostra nuova esperienza con entusiasmo, sapendo che siete ancora in grado di prosperare e impressionare il vostro nuovo team - indipendentemente da dove vi trovate.