Crisi COVID-19: cosa si aspettano i dipendenti dai propri Manager

Poche parole su uno schermo non rendono giustizia all'emergenza sanitaria globale che tutti attualmente ci troviamo a fronteggiare. Il COVID-19, mentre si diffonde in tutto il mondo, sta cambiando tutto ciò che sappiamo e tutto ciò che siamo. Sta modificando le nostre conversazioni, i nostri pensieri, praticamente ogni parte della nostra vita. Affrontare una crisi di questa portata è una novità per tutti noi, è un territorio inesplorato ed è inquietante e snervante sotto molti aspetti.

Naturalmente, di fondamentale importanza, sopra ogni altra cosa, sono le profonde implicazioni per la salute. Ma anche le aziende sono state catapultate in una situazione che non hanno mai dovuto affrontare prima. Ci sono così tanti interrogativi e domande che ci vengono poste e ogni giorno inizia con nuove notizie e, potenzialmente, nuovi problemi da affrontare. Quella che oggi sembra una situazione difficile presto passerà.

Gran parte di ciò che sta cambiando è al di fuori del nostro controllo. Ma ciò che conta di più adesso, da un punto di vista aziendale, è quello che facciamo in qualità di leader e come reagiamo. Questo è qualcosa che rimane assolutamente sotto il nostro controllo.

Le nostre case sono diventate il centro delle nostre organizzazioni

Improvvisamente per tanti di noi la casa - il luogo in cui viviamo con le nostre famiglie, dove ridiamo e litighiamo, dove ci rilassiamo e ci riposiamo - si è rapidamente trasformata nel centro nevralgico delle nostre organizzazioni di lavoro per il prossimo futuro. Per la maggior parte dei leader questa è una situazione che non hanno mai fronteggiato prima, almeno non con questa portata. Certo, alcuni dipendenti potrebbero aver lavorato a distanza di tanto in tanto, altri su una base più regolare e permanente, ma nulla a che fare con i numeri che vediamo oggi. Sembra una situazione completamente nuova per la maggior parte di noi. Ci sonio vantaggi, ma anche di una serie di difficoltà che ne derivano, e le aziende devono riflettere seriamente su come superarle.

La domanda da porsi è: come possiamo garantire che i nostri dipendenti rimangano produttivi, coinvolti e felici come prima, dato che siamo tutti di fronte alla più grande crisi globale della nostra generazione?In Hays abbiamo visto per la prima volta l'impatto sulla nostra attività in Cina a Gennaio, e ora che quel Paese si sta gradualmente riprendendo, lì stiamo monitorando attentamente il ritorno alla normalità. Abbiamo imparato molte lezioni in questi ultimi mesi e uno dei risultati più incoraggianti è stato lo spirito e la coesione dei nostri team in tutta la Cina. Il loro legame collettivo è ora più forte che mai, essendosi sostenuti l'un l'altro in momenti difficili. Ma soprattutto, abbiamo anche imparato che passeranno queste circostanze straordinarie e difficili. Potrebbe volerci del tempo, potremmo dover prendere delle decisioni difficili, ci saranno stress e ansie da affrontare, ma passerà e avremo dinanzi a noi un nuovo mondo dopo questa crisi.

Dopo quindi aver riflettuto sulle nostre esperienze in Cina e più recentemente in così tanti altri Paesi in tutto il mondo, ecco alcuni suggerimenti su cosa i leader aziendali possano fare realisticamente e rapidamente per garantire alle organizzazioni di mantenersi saldi durante la crisi e ritrovarsi in una solida posizione una volta che tutto sarà finito.

Di cosa i nostri dipendenti hanno bisogno dai loro leader in questo momento:

1. Hanno bisogno di una leadership forte, decisa e compassionevole

I grandi leader nascono in tempi di crisi. Alcuni sostengono addirittura che "grandi crisi generino grandi leader". Penso che sia vero - sono sicuro che la maggior parte di noi può nominare dei Manager delle generazioni passate che hanno guidato aziende e Paesi nei periodi più difficili.

Le emozioni sono tante in questo momento. La natura umana è paurosa e ansiosa, ma non possiamo lasciare che la paura che proviamo ci porti a prendere decisioni scarsamente ponderate o a promuovere ulteriormente un clima di panico e preoccupazione all'interno delle nostre attività. Dobbiamo essere misurati, sicuri e decisivi.

Come ho detto prima, nessuno di noi avrebbe mai potuto prevedere la portata e l'impatto di questa crisi. Ma ciò che possiamo controllare come leader è il modo in cui reagiamo. Parte del nostro compito è ovviamente permettere al nostro personale di seguire le linee guida e i consigli del Governo locale per la propria sicurezza, ma per il resto dipende tutto dalle mosse che facciamo.

In questo momento, sii consapevole che tutti gli occhi sono puntati su di te per avere certezze e risposte in un momento in cui sembra che il mondo di tutti sia stato capovolto. Il tuo team vorrà ricevere da te messaggi di rassicurazione e positività - sapere che tutto questo è solo temporaneo, che l'azienda per cui lavorano avrà un futuro positivo e che verranno intraprese azioni per massimizzare le possibilità per riuscirci.

Dobbiamo anche fare tutto il possibile per creare un clima di fiducia. La comunicazione con il tuo team deve essere frequente, aggiorna regolarmente tutti su eventuali nuovi sviluppi o posizioni che stai assumendo come azienda. Il silenzio è la cosa peggiore che possiamo fare, quindi assicurati che la tua comunicazione sia chiara, onesta, trasparente e regolare.

È anche fondamentale mostrare comprensione. Ogni persona nella tua azienda risponderà e reagirà a questa crisi in un modo molto diverso e alcuni potrebbero davvero far fatica. Ognuna delle loro esperienze è unica. Il tuo ruolo di leader è riconoscerlo ed essere comprensivo ed empatico in tutto quel che fai. Ciò non significa che non possiamo essere esigenti, ma significa che dobbiamo essere consapevoli cheil nostro team può trovarsi in difficoltà, poiché affrontano non solo il lavoro ma anche le responsabilità domestiche

2. Devono sentirsi responsabili e impegnati

Crisi imprevedibili spesso comportano priorità imprevedibili e in costante cambiamento. Forse i tuoi clienti non sono più così disponibili, o le vendite stanno diminuendo rapidamente poiché le decisioni sono ritardate. Il lavoro che i tuoi team di solito svolgono ogni giorno quando entrano in ufficio ora può apparire molto diverso da quello che era solo poche settimane o addirittura giorni fa. Forse alcune attività che normalmente sarebbero state svolte in tutta semplicità sono stati messi da parte o, in alcuni casi, non sono più necessarie. La situazione attuale ti costringerà già come azienda a fare le cose in modo diverso.

Solo perché il ritmo quotidiano della tua attività è cambiato non significa che lo sia anche il senso di responsabilità delle peraone che lavorano con te. Sono proprio in momenti come questi dove le persone vogliono e devono sentirsi coinvolti in modo significativo. E così facendo, aiutano sia loro stessi che la propria organizzazione.

Quindi utilizza le abilità e le competenze del tuo team: organizza task force, assegna ruoli specifici alle persone giuste. Stabilisci priorità e obiettivi giornalieri o settimanali, in modo che tutti rimangano concentrati e capiscano a cosa stanno lavorando. Ricorda al tuo team lo scopo dei vostri progetti. Non rallentare troppo nei programmi. Pensa invece a come riallocare tempo e risorse. Incoraggia il tuo personale a concentrarsi su ciò che può controllare all'interno dell'azienda, piuttosto che su ciò che sta accadendo al di fuori.

E, soprattutto, proprio perché non riesci a vedere fisicamente le persone sedute alle loro scrivanie, devi fidarti del fatto che stiano lavorando con grande impegno. Senza fiducia in questo momento sarà incredibilmente difficile lavorare in modo unito e proficuo come azienda. Quindi fidatevi l'uno dell'altro, a meno che non ti venga dato un motivo per non farlo.

3. Hanno bisogno di concordare nuove direttive e aspettative

Il ritmo quotidiano della tua attività e il flusso di lavoro saranno diversi e questo richiederà un po' di tempo per abituarsi. Quando un intero team, in particolare se molto affiatato, solidale e altamente performante, viene improvvisamente disperso, può essere una situazione estremamente dirompente e inquietante.

Quindii concorda e stabilisci da subito quali sono le tue nuove direttive e aspettative. È importante iniziare nel migliore dei modi per mettere tutti allo stesso livello il prima possibile. Non aspettare troppo tempo, fallo ora se non l'hai già fatto.

Discutete insieme come comunicare in questo periodo. La principale forma di comunicazione saranno le videochiamate? In quali casi userete chat o email? Con quale frequenza avrete riunioni 1-2-1 e di gruppo? Se un membro del team non può lavorare un giorno, come viene comunicato? Quali sono i tempi di risposta? Decidere su tutte queste cose ti aiuterà nella gestione del team, stabilendo facilmente nuove procedure da attuare. Dopotutto, quando siamo in ufficio, faccia a faccia, direttive e aspettative sono sempre lì (anche se non ci rendiamo conto che lo sono), quindi non dovrebbe essere diverso quando si lavora dalle nostre case.

4. Devono sentirsi "connessi" con te

Questo potrebbe sembrare ovvio, ma, poiché non sei fisicamente insieme al tuo team, la quantità di comunicazioni che normalmente avresti con i tuoi collaboratori deve aumentare. Una buona regola da seguire è quella di "raddoppiare" la quantità di comunicazioni che di solito hai con i tuoi collaboratori. Potrebbe sembrarti eccessivo, ma non lo sarà dal loro punto di vista.

Pensaci. Il tuo team è a casa, forse da solo, in uno spazio abitualmente non associato al lavoro e completamente fuori dalla solita routine di ufficio. È comprensibile che si insinuino sentimenti di isolamento. Ciò potrebbe portare anche a fase di scontento, peggiorando le cose.

Quindi, fai uno sforzo per verificare la situazione con ciascuno dei membri del tuo team, più spesso di quanto faresti in circostanze normali. Chiamali, invia loro un messaggio, anche se solo per un saluto. Metti in chiaro che sei lì per aiutarli e supportarli durante questo periodo, in qualunque modo abbiano bisogno. Incoraggiali ad inviarti ogni mattina un breve aggiornamento via email di tutte le attività hanno pianificato di svolgere e delle loro priorità. Ciò manterrà la comunicazione aperta e non si sentiranno trascurati.

Tuttavia, fai attenzione come utilizzi i mezzi di comunicazione: non "bombardare" il tuo team di email. Hanno un lavoro da portare avanti e hanno bisogno di serenità per concentrarsi. Una costante distrazione è nemica della produttività, quindi trova l'equilibrio tra il controllarli e conceder loro il giusto spazio di manovra.

Quando fai chiamate video o vocali imposta un ordine del giorno e assicurati che tutti possano parteciparvi e contribuire nella discussione. Tieni il video acceso per evitare le distrazioni ed incoraggia il tuo team a fare lo stesso, anche con i clienti. Ricorda, i tuoi clienti avranno a che fare con situaizoni di stress ed ansia, quindi non sottovalutare quanto possa essere utile una tua chiamata per loro, così come potrebbe esserlo per te.

5. Stabilisci una routine efficace

La routine è fondamentale per mantenere alti livelli di produttività e impegno, indipendentemente da ciò che fai o da dove lavori. Quindi, stabilire una nuova "routine lavorativa" mentre si è a casa sarà molto utile per coloro che sono stati improvvisamente costretti a usare il loro salotto, la camera da letto o la cucina come nuovo spazio di ufficio. 

Lavorare da casa può facilmente confondere i confini tra la vita personale e professionale, ma le circostanze in cui ci troviamo oggi sono straordinarie. Molti sono confinati nelle loro case, senza poter uscire. Sembra che i semplici piaceri della vita ci siano stati portati via. Quindi, c'è il pericolo che il nostro lavoro domini tutti i momenti della giornata, specialmente se percepiamo di avere poco da fare. Inizia impostando dei limiti per te stesso e mantenendo un comportamento coerente:un buon modo per farlo è stabilire un orario di inizio e fine lavori nel tuo calendario e condividerlo con tutto il team.

Intere famiglie lavorano contemporaneamente da casa. Molti si destreggiano tra lavoro e famiglia, anch'essa confinata in casa. Quindi, sii comprensivo sotto questo aspetto. La nuova routine lavorativa di una persona potrebbe essere diversa da quella di un'altra, poichè ogni persona ha diverse responsabilità a cui far fronte nel "nuovo ufficio", quindi cerca di essere paziente e flessibile. Finché ciò che deve essere fatto viene fatto, sii indulgente sul modo in cui le persone hanno impostato la propria giornata, in modo che sia funzionale alle loro necessità.

6. Devono ancora avere formazione

Questa crisi è temporanea, arriveremo alla fine ed il mondo circostante potrebbe apparire molto diverso da prima. Potrebbe non sembrare una priorità in questo momento, ma sono le aziende che impiegano tempo e risorse nella formazione e nello sviluppo delle carriere che probabilmente si troveranno al termine di questa emergenza nella migliore situazione possibile. E in qualità di Manager è tua responsabilità fare tutto il possibile per garantire che la tua azienda abbia ancora successo a fine crisi.

Cerca di vedere in questo periodo di avversità un'opportunità per rafforzare le abilità all'interno del tuo team. Organizza riunioni virtuali di formazione online ad esempio: sarai apprezzato per questo, perché impegnarsi in qualcosa di nuovo e positivo può aiutarli a gestire meglio le proprie ansie. Tutti abbiamo bisogno di prenderci cura del nostro benessere mentale. Inoltre stai dimostrando loro di voler cinvesite e fare affidamento su di loro nel prossimo futuro.

7. Vogliono mantenere un sentimento di unità

Le relazioni sono la base di qualsiasi attività commerciale, ma per il momento esse sono gravemente ridotte in tutte le nostre attività. Come Manager è tua responsabilità mantenerle in ogni modo possibile: i colleghi non potranno chiacchierare in ufficio, uscire a pranzo in gruppo o festeggiare insieme i loro successi. Dopo qualche tempo questa mancanza di relazione quotidiana può iniziare ad indebolire il legame del team, e sentirsi uniti non è mai stato più importante di ora.

Dobbiamo quindi fare di tutto per creare momenti di condivisione: incoraggia i tuoi team a fare un pranzo virtuale o una pausa caffè insieme, pianificali nell'agenda e assicurati che tutti partecipano. All'inizio delle videochiamate prenditi un momento per chiedere come stanno tutti e cosa succede nella loro vita, in modo da avere conversazioni non per forza legate al lavoro. Tutto questo aiuterà a rafforzare il senso di unità del team e portare anche un po' di divertimento nella giornata.

8. Hanno bisogno di strumenti e assistenza adeguati per lavorare da casa

Questo può sembrare ovvio, ma per lavorare da casa al meglio le persone hanno bisogno di attrezzature, strumenti e risorse adatte. Ciò significa laptop e telefoni cellulari aziendali, significa accesso ai file aziendali e l'utilizzo di strumenti come Teams, Zoom e Slack.

Ciò probabilmente significherà trovare una soluzione rapida, coordinata e, in alcuni casi, su larga scala da parte dei vostri team IT, ossia le persone che stanno letteralmente permettendo alle aziende di tutto il mondo di rimanere attive e di consentire a tutti di continuare a lavorare. Un avvertimento: non aspettarti che tutti i membri del tuo team sappiano magicamente come gestirli o apprezzarli, dovendo lavorare da casa. Per molti questi nuovi strumenti sono assolutamente delle novità: garantisci pertanto formazione e consulenza suogni nuova piattaforma, senza lasciare che ci pensino da soli.

E non dimenticare, devi comunque proteggere la sicurezza dei tutti gli strumenti IT: sfortunatamente le circostanze che stiamo vivendo comportano molti rischi in questo senso e il tuo personale avrà bisogno di aiuto su come evitare di incorrere in periocli di attacchi esterni proprio nel momento in cui le aziende sono più vulnerabili.

Infine, è importante ricordare che le persone stanno lavorando da casa propria utilizzando il proprio WiFi (che probabilmente viene condiviso contemporaneamente tra più persone) quindi aspettati anche problemi con le connessioni e le velocità di download. Quindi, sii paziente e apprezza il fatto che tutti si stiano prodigando per superare sfide tecniche diverse da quelle che sperimenteremmo normalmente.

La vita normale come la conosciamo è stata improvvisamente, ma temporaneamente, messa in pausa. Ma ciò non significa che la tua azienda debba prendersi una pausa: le modalità e la velocità con cui lavoreremo nelle prossime settimane, e persino nei prossimi mesi, cambieranno. Ma è importante ricordare che, come Manager,devi costantemente essere la guida delle persone del tuo team, guidandoli attraverso questo periodo di incertezza per adattarsi al meglio alle nuove condizioni.

Ora è il momento di fare un passo avanti. Se lo farai, scoprirai che la tua azienda rapidamente sarà in grado di ristabilire nuove modalità di lavorare e approcci innovativi per offrire valore aggiunto ai tuoi clienti. Ecco perché, proprio ora, ciò che facciamo come leader, è fondamentale più di quanto non abbia mai contato prima.

Autore: Alistair Cox - CEO, Hays