La tua nuova azienda
Il tuo nuovo ruolo
Per loro, siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant.

Questa posizione fornisce supporto amministrativo ed esecutivo di alto livello al Senior Vice President ed al leadership team nazionale. Il ruolo comprende una vasta gamma di responsabilità amministrative e segretariali avanzate, tra cui la gestione di informazioni riservate, il supporto a progetti complessi ed il coordinamento della comunicazione tra molteplici stakeholder interni ed esterni.

Il/la candidato/a ideale dimostrerà un alto grado di discrezione, giudizio solido e professionalità, gestendo questioni sensibili e mantenendo l’allineamento con le priorità regionali. Questo ruolo richiede non solo eccellenza organizzativa, ma anche una profonda comprensione dei protocolli aziendali, delle operazioni regionali e delle politiche aziendali. È un’opportunità unica per operare all’intersezione tra leadership esecutiva ed esecuzione strategica.

Responsabilità principali:

• Fornire un supporto amministrativo proattivo, riservato e di alta qualità al SVP, inclusi (ma non solo): gestione dell’agenda, prenotazione viaggi, pianificazione riunioni e logistica.
• Creazione e gestione di note spese.
• Coordinamento e organizzazione di viaggi, appuntamenti, pianificazione riunioni e catering.
• Gestione di documenti sensibili e facilitazione della comunicazione interna, smistamento posta.
• Preparazione di report, manuali, agende, corrispondenza, presentazioni e verbali.
• Creazione e aggiornamento di organigrammi, directory dei dipendenti, SharePoint e liste di distribuzione email.
• Gestione di progetti vari (es. Conferenza annuale vendite, onboarding dei nuovi leader, etc.).
• Disponibilità a viaggiare occasionalmente per supportare il SVP e il suo team o per organizzare la logistica (hotel, trasporti, contatti con le strutture) – circa il 15% del tempo.

Sede di lavoro: Milano.

Di cosa hai bisogno per aver successo

• Esperienza minima di 5-7 anni nel ruolo, all’interno di un contesto multinazionale strutturato
• Inglese livello C1. La conoscenza dello Spagnolo sarà considerata un plus.
• Ottima padronanza di Microsoft Word, Excel, PowerPoint e uso avanzato di Outlook.
• Capacità di lavorare in un ambiente dinamico, stabilire priorità, eccellenti capacità comunicative e organizzative, essere intraprendente, esercitare discrezione e mantenere la riservatezza.
• Ottima gestione del tempo, proattività, spirito di squadra ma anche autonomia, atteggiamento collaborativo.
• Eccellenti capacità comunicative scritte e orali.
• Grande attenzione ai dettagli e ottime capacità organizzative.
• Flessibilità essenziale in un’organizzazione in continuo cambiamento; le priorità possono cambiare quotidianamente.
• Acume aziendale: comprensione delle priorità di business e mantenimento di una comunicazione frequente e solida.

Cosa devi fare ora
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