Come scrivere la job specification
È facile dire al telefono ad un consulente di recruitment che tipo di persona state cercando e che ruolo avrà. Tuttavia, come si formula la descrizione dettagliata delle mansioni e delle caratteristiche personali?
Perchè preoccuparsi?
Prima di mettere un annuncio per ricercare personale o di rivolgerVi ad una società di recruitment per occuparsi di una Vostra posizione vacante vale la pena investire un po` di tempo sugli sviluppi successivi.
La job specification descrive dettagliatamente la posizione vacante e include le responsabilità del sostituto e gli obiettivi del lavoro. Le specifiche personali sono il profilo della persona che calza meglio il ruolo. Preparare delle specifiche dettagliate aiuta a focalizzarsi esattamente sui requisiti che cercate.
Il documento finale aiuterà la divisione Risorse Umane o il consulente di recruitment ad identificare i candidati per i colloqui. Inoltre è una buona pratica per riconsiderare le esigenze della Vostra divisione ed offre l`opportunità di rimpastare le mansioni del Vostro team se necessario.
Le specifiche sulle mansioni e sulla persona aiutano i candidati a capire meglio che tipo di ruolo viene offerto; se ne presenteranno anche alcuni che diversamente non l`avrebbero fatto e, normalmente, si escluderanno quelli non adatti o disinteressati al tipo di lavoro.
Molti datori di lavoro commettono l`errore di scrivere l`annuncio in modo piuttosto vago proprio per vedere chi si presenterà. Questo porta inevitabilmente ad uno spreco di tempo impiegato a scartare richieste di impiego inadatte o a fare colloqui con candidati che alla fine si scoprono totalmente disinteressati al ruolo proposto.
Le specifiche che preparerete Vi aiuteranno a valutare e scartare i CV più velocemente, oltre a definire una lista di domande pertinenti al colloquio.
Le specifiche
Quadro generale
- Divisione e ruolo
- Stipendio
- Descrizione delle mansioni principali
- Obiettivi della posizione
- Responsabilità specifiche
Responsabilità
- Attività di routine
- Responsabile diretto
- Come si svolge il lavoro dall`inizio alla fine
- Un giorno tipico (se opportuno)
- Esempi di progetti speciali (motivano il lavoro ed arricchiscono le specifiche)
Specifiche personali
Conoscenze & capacità
- Capacità che Vi aspettate dal candidato ideale
- Capacità tecniche, organizzative, comunicative o creative
- Attività specifiche del lavoro da coniugare alle conoscenze necessarie
Qualifiche & esperienza
- Che tipo di studi o che corso di base richiedete?
- Che livello di esperienza è richiesto (se necessario)?
- Si richiede al candidato un`esperienza in ruolo analogo
- Durata dell`esperienza ed in quale settore specifico e divisione
Carattere & qualità personali
- Che tipo di personalità andrebbe bene nel Vostro team?
- Usate nomi ed aggettivi che possano ritrarre la natura del Vostro candidato ideale
- Includete quelle caratteristiche utili a completare il lavoro in modo efficace
- Caratteristiche personali che rivelano un interesse particolare per il Vostro settore o un ruolo simile
Qualità ideali:
- Che altre qualità dovrebbe avere questo Vostro potenziale dipendente?
- Includete altri aspetti della persona e del lavoro non ancora presi in considerazione
- Riflettete sulle specifiche; riesaminate nuovamente gli aspetti meno evidenti della persona e del lavoro
Dettagliate tutto
Se dettaglierete i requisiti esatti nel modo più preciso possibile, i consulenti del lavoro entreranno meglio nel merito della posizione richiesta e giudicheranno più facilmente se siano in grado di soddisfare le Vostre aspettative.
Specificare esattamente chi state cercando Vi evita i problemi che possono presentarsi quando ormai il candidato prescelto ha già iniziato a lavorare per Voi.
Descrizioni vaghe o inesistenti possono addirittura causare le dimissioni premature di un impiegato che sente di non realizzare le proprie aspettative, oppure portano a Vostre frustrazioni continue dovute ad errori dell`impiegato non all`altezza del ruolo.
In breve, le specifiche relative ad un lavoro o una persona servono come flusso di informazioni per comunicare con la Vostra divisione, le Risorse Umane, il Vostro consulente ed i candidati.
