Trasferiti? Non lasciate il Vostro personale!

Cambiare casa è abbastanza difficile. Cambiare casa e lavoro è un po` più difficile. Un`azienda che sposta il proprio personale deve rendere il passaggio il più semplice possibile per non mettere a rischio la produttività e non perdere il personale.

Esistono molte organizzazioni specializzate nell`assistenza ad aziende che cambiano sede ma per coloro che preferiscono decidere da soli, per un direttore delle Risorse Umane questo potrebbe diventare il più grande grattacapo mai avuto, specialmente se poi si tratta della prima volta.   

Prepararsi  

Per cambiare sede è richiesta la stessa precisione usata per un`operazione militare. Appena le persone vengono a sapere che saranno trasferite, in quel momento si può creare potenzialmente il panico; inizialmente nessuno vorrà trasferirsi per non dover affrontare un cambiamento e lasciare la zona che ormai si conosce.

Per questo motivo la Divisione Risorse Umane deve superare in astuzia il personale ed assicurarsi che tutte le questioni siano affrontate. È fondamentale proporre un “contributo di trasferimento” da valutare a casa e discutere con i familiari. È altrettanto una buona idea organizzare una presentazione interna ed offrire consulenze al personale per metterli a proprio agio, includendo la presenza dei coniugi ed altri familiari coinvolti.   

Dichiarazione di intenti  

Questo paragrafo può essere anche breve, tuttavia dovrebbe spiegare come mai l`azienda vuole spostarsi. Dovrebbe spiegare al personale le motivazioni maggiori, le possibilità che si offriranno e parlare del futuro.

Questa spiegazione deve essere perfettamente chiara ai suoi destinatari e può non essere adatta al personale ad un certo livello o sopra una certa fascia di stipendio. AssicurateVi che sia esplicita e che le persone non siano confuse sul fatto di avere i requisiti necessari o meno.  

Aspetti finanziari  

Cambiare casa non è economico. Si può incorrere in costi che non si avrebbe altrimenti affrontato se la persona non fosse stata spostata di sede. “Visto che è l`azienda a causare il trasferimento” dice James Miller, direttore Risorse Umane, “è ragionevole pensare che l`azienda fornisca un supporto finanziario per lo spostamento di sede. I contributi vogliono incoraggiare il personale ad accettare volentieri questi spostamenti”. Fattori da considerare includono:

• Qual`è la distanza minima per lo spostamento per avere diritto al contributo finanziario?
• Quali sono le implicazioni in termini di tassazione?
• Rileverete la casa di proprietà attuale del dipendente?
• Concederete un prestito per coprire l`acquisto della nuova casa prima che venga venduta quella presente?
• Vi prenderete a carico gli oneri derivanti dalla vendita private della casa, quali agenzia immobiliare, procuratori legali, trasloco ed altri costi sostenuti?
• Concederete un rimborso viaggio qualora il personale dovesse decidere di non trasferirsi e viaggiare tra le due località?
• Chi pagherà nel caso dovessero affittare una sistemazione e per quanto tempo?
• Il personale dovrà prendere dei giorni di ferie per la ricerca della casa e per il trasloco?
• Cosa succede se dovessero poi lasciare l`azienda?  

Aspetti affettivi  

Una nuova casa, nuovi dintorni, magari Vi eravate appena trasferiti in quella zona o magari vi avete vissuto per tutta la vita: in un trasferimento c`è molto di più da considerare della semplice strada più veloce per arrivare in ufficio.

“È stato un incubo totale” dice Julie Green, direttore HR di una ditta assicurativa. “C`erano tre manager senior che avevano dei figli adolescenti che dovevano fare la maturità. Alla fine abbiamo organizzato una settimana di tre giorni in ufficio con permanenza in albergo e gli altri due giorni per studiare finché gli esami si sono conclusi”.

Altre informazioni di cui avrà bisogno il personale includono:

• Istruzione: quante scuole per ogni gruppo di età, i risultati, lista delle associazioni
• Prezzi delle case, aumenti annuali, costo medio per case di varie dimensioni e aree consigliate o sconsigliate dove vivere
• Mezzi di trasporto: come arrivarci, come spostarsi mentre saranno là, viabilità autostradale vicina o strade percorse da autotreni, stazioni ferroviarie ed areoporti
• Tasso di criminalità
• Intrattenimenti quali ristoranti, centri sportivi, cinema e club
• Uno spaccato demografico della popolazione locale
• Statistiche sulla disoccupazione   

Aspetti logistici  

“Quando pensavamo di aver risolto tutto ricevemmo le richieste di ferie per il trasloco,” racconta James Miller. “Fu allora che pensammo che essendo noi a causare il trasferimento perchè costringerli a prendere giorni di ferie per la ricerca della casa? Inizialmente è proprio a questo genere di cose a cui non si pensa, ma che fanno la differenza”.

È necessario fornire una lista di nomi, indirizzi e costi (e sconti possibilmente) per quanto segue:

• Ditte di traslochi
• Depositi
• Agenzie immobiliari che dedicheranno un giorno al personale per conoscere i dintorni
• Procuratori legali   

Presentare  

Quando si pianifica lo spostamento di sede di un`azienda, molto personale delle Risorse Umane ritiene di essere troppo occupato per una politica di “porta aperta” a tutti i colleghi che si chiederanno se potranno comprare il panettone a Milano. Questo non deve essere certo il caso, ma devono esserci dei tempi specifici da dedicare alle domande di chi ne vuole fare.

In qualsiasi cambiamento di sede il primo obiettivo è convincere il personale. Una presentazione serve a farlo meglio. Riservate uno spazio per spiegare a tutti cosa sta succedendo, probabilmente spetterà all`amministratore delegato o al più senior presente in loco.

Dovranno spiegare a tutti il perchè ed il luogo del trasferimento, e cosa succederà a chi resta. È a questo punto che bisogna distribuire la documentazione dei contributi di trasloco e dare a tutti il tempo di capire cosa è stato detto e quali saranno le implicazioni.   

Consigliare  

Per alcune persone potrebbe esserci il bisogno di un approccio più personalizzato. Alcune società rendono disponibile uno psicologo che parli con quel personale che sente di averne abbastanza.

La persona potrebbe essere semplicemente fare parte dello staff o di un`organizzazione professionale che fornisce questo tipo di supporto. Si tratta di un`area delicata e questa attività deve essere svolta da qualcuno di cui ci possa fidare totalmente nella massima confidenzialità. Si possono fare danni irreparabili se segreti e preoccupazioni del personale dovessero diffondersi in ufficio.

Il trasferimento è un momento di prova per tutti coloro coinvolti. Il miglior modo per sopravvivere ed uscirne indenni dall`esperienza si concentra in una parola sola: preparazione. Se sapete a cosa andate incontro e Vi preparate adeguatamente, allora avrete buone possibilità di successo.