Corsi di formazione necessari per il personale

Oggi più che mai i datori di lavoro sanno quanto sia importante che i dipendenti sappiano adeguarsi, siano specializzati e crescano professionalmente.

Essere al passo con le metodologie ed i cambiamenti tecnologici è essenziale se si vuole che il personale sia all`altezza delle sfide future. Per i datori di lavoro il training è un aspetto della crescita delle risorse che non può essere assolutamente ignorato.

Incoraggiate l`apprendimento  

Molti responsabili fanno fare dei corsi alle proprie risorse senza dare molta importanza ai contenuti che apprenderanno, senza chiedersi se siano adatti alle mansioni svolte dal loro team e, in primo luogo, se siano effettivamente necessari.

Affidarsi a corsi esterni costa ma evita di dover spendere tempo a pensare di cosa abbiano realmente bisogno o desiderino i Vostri dipendenti. E poi un training non costa uno sproposito. Provate ad introdurre continui modi di apprendimento in azienda e scoprirete docenti di talento che non immaginavate di avere!

Da un lato i datori di lavoro amano tessere lodi su quanto generosamente investono in training, dall`altro studenti appassionati non vedono l`ora di imparare. Date al Vostro dipendente l`opportunità di fare un lavoro che piace ancora di più di quanto si aspettassero e la coglieranno al volo.

Un numero sempre maggiore di ditte, consulenti, aziende commerciali e ditte specializzate in formazione sviluppano programmi personalizzati per contabili. I datori di lavoro possono scegliere corsi esterni o ricorrere a consulenti free-lance che fanno formazione personalizzata in azienda.

Tuttavia, l`affidarsi eccessivamente alle divisioni addette alla formazione e a fornitori esterni di corsi ha creato un ambiente in cui i manager dimenticano che la formazione del personale inizia nella propria azienda. Va benissimo organizzare corsi super costosi ma si può anche creare una cultura dell`apprendimento all`interno della propria divisione.

Gli ingredienti necessari sono un`attenta revisione della Vostra organizzazione interna presente, un approccio analitico per un training rapido, il lavoro di squadra, la messa in opera di corsi pratici brevi ma efficaci da cui imparerete Voi ed il vostro gruppo. Scoprirete poi che oltre ad aver organizzato un corso su misura Vi sarete anche divertiti.

Tempo, conoscenze ed energie  

Prima di dire “Stai scherzando? Hai un`idea di come mi debba destreggiare ogni giorno per fare il mio lavoro”, fermatevi e pensate un attimo: riflettete su come il Vostro assistente amministrativo ha interpretato le informazioni da aggiungere al budget questa mattina.

Soffrivate a guardarlo mentre cercava di mettere insieme previsioni e proiezioni ed intanto passavano altri quindici o trenta minuti, per poi rivedere il tutto in seguito; se solo ci fosse il tempo per fargli vedere come farlo dall`inizio alla fine.

Adesso pensate a qualcosa di diverso: come si sente la Vostra assistente personale quando con pochi tratti di penna o qualche click del mouse trasformate la sua bozza di una job description da un pasticcio ad un documento di cui sarebbe fiero il CIPD? Quando non avete il tempo di spiegarle che cosa ha sbagliato e che correzioni avete fatto, Voi come vi sentite?

Aspettate un attimo, non pensavate più o meno alla stessa cosa ieri su un collega del marketing? Ed il giorno prima lo stesso su un collega degli acquisti?

Se noi manager dovessimo metterci a tavolino e scrivessimo una lista di tutti quei compiti che porteremmo a termine meglio di coloro che paghiamo per farli, la lista sarebbe piuttosto lunga. Ci sarebbe da ridere, se la questione non fosse così seria. Ma i manager efficienti non si mettono comodi ridendo dei problemi: li risolvono.

Quando, dove e come?  

Ora che sempre più personale di supporto viene coinvolto nel processo decisionale commerciale, non basta avere un gruppo con forti conoscenza tecniche. I dipendenti hanno bisogno di capire il business, costruire e mantenere rapporti solidi con i clienti, essere in grado di dare suggerimenti e, in teoria ove necessario, concludere nuovi affari.

In realtà potreste affidare al Vostro personale molto più di quanto non stiate già facendo e vedere quanto tempo perdete a causa del tempo che non dedicate per spiegare loro esattamente quegli aspetti del lavoro che richiedono attenzione. I manager spesso pensano che il training implichi inevitabilmente passare almeno mezza giornata lontano dall`ufficio a fare pratica di role-play dimenticando il lavoro.

Tuttavia anche se giorni interi dedicati solo al training hanno un valore enorme, si può anche ricavare profitto da sessioni più rapide e focalizzate della durata di un`ora o persino mezz`ora.

Molte banche e cooperative edilizie, ma anche negozi, aprono mezz`ora o un`ora più tardi una volta a settimana per il training al personale. Vi chiederete che cosa si possa concludere in così poco tempo. Pensate a quando una persona del Vostro ufficio si avvicina e passa solo cinque minuti con Voi per chiederVi come risolvere un problema.

Con qualche altro minuto quanto si potrebbe guadagnare, magari allargando il cerchio e coinvolgendo tutto il Vostro gruppo? Dopo tutto quanti tacciono quegli aspetti del lavoro di cui sono insicuri: potrebbe emergere qualche idea innovativa mettendoli insieme in un gruppo per venti o trenta minuti a discutere il problema?

Quando il training è breve, tenuto in momenti opportuni ed informalmente, le persone prestano attenzione. Sanno che non si annoieranno e che conviene ascoltare. Perché non introdurre una sessione di lavoro di gruppo settimanale per affrontare i diversi aspetti di quello che fate ogni settimana nella Vostra divisione? In fondo Vi costerà solo un po` di tempo e di riflessioni.

Diffondere la conoscenza  

Ancora meglio sarebbe delegare il training al Vostro gruppo invece di dover fare il lavoro solamente Voi. Quasi tutti pensano di saper svolgere un lavoro meglio degli altri. Potrebbe valere per un`area tecnica o una più generica, ad esempio come gestire il tempo. Magari qualcuno potrebbe aver scoperto la soluzione brillante ad un problema comune. Lasciate che dimostrino quello che sanno. Date loro l`opportunità di tenere piccolo gruppi di lavoro a turni:

• Incoraggiate ad usare flipcharts o PowerPoint
• Siate pronti a dare una mano ma date anche spago perchè è il loro momento, non il Vostro
• Non forzate nessuno a partecipare. Parlare di fronte ad un gruppo di persone, per giunta colleghi, non è esaltante per tutti
• Invitate a presentare le proprie idee o materiale per training e ricordate che avete 52 settimane all`anno da sfruttare!
• Investite mezz`ora prima di ogni sessione, se necessario, per discutere con chi è di turno il lavoro di gruppo o la presentazione che ha programmato.

Mettere insieme un gruppo di lavoro  

Nel Vostro gruppo ci saranno senz`altro aspetti relativi alle responsabilità che richiedono maggiore attenzione della semplice chiacchierata di un`ora. Allora pensate in grande. Prevedete un giorno dedicato al training.

Assicuratevi che siano tutti disponibili e che riescano a rispettare le scadenze previste il giorno prima. Il training dovrebbe iniziare alle dieci e concludersi alle quattro permettendo così di poter fare e ricevere telefonate ed evitando che si pensi che la Vostra divisione cerca di sottrarsi alle responsabilità. Esaminate gli aspetti del lavoro che volete coprire.

Pensate a:

Quali aree hanno presentato problemi?

• Che liste posso chiedere di creare su flipchart al gruppo?
• Che opportunità ci sono per lavorare in gruppo?
• Che opportunità ci sono di roleplay?
• A chi posso chiedere di presentare le sue idee?
• A chi posso fare questa o quella domanda?
• Come posso vivacizzare la giornata? Come rompo il ghiaccio?

È buona consuetudine parlare con il Vostro gruppo dopo aver fissato il giorno. Chiedete loro di completare dei semplici fogli con gli obiettivi per il training, invitandoli ad elencare quello che vorrebbero ricavare dalla sessione, come contano di riuscirci e così via.

Visto che il Vostro gruppo probabilmente sarà piccolo, assicuratevi che durante il corso abbiamo tutti almeno un obiettivo che li riguardi.

DivertiteVi  

Anche se le Vostre persone si conoscono e in ufficio hanno un rapporto scherzoso, quando si troveranno in una sala di formazione c`è il rischio che diventino perfetti estranei. Fate in modo che non cali il gelo e introducete simulazioni, gli piacerà molto e romperà il ghiaccio soprattutto all`inizio della giornata. Prima e dopo le pause (in particolare dopo pranzo) le simulazioni danno energia ai partecipanti.

Quei manager che investono nel training ne vengono ripagati. Sono soddisfatti della sessione di lavoro organizzata e di vedere il loro personale partecipare. Se il vostro personale adora il training, potete essere sicuri che parleranno bene ai colleghi delle atre divisioni non solo delle sessioni ma anche di Voi.

Aumenterà la produttività sul lavoro e, in un ambiente orientato al cliente, prevarrà la soddisfazione. Ricordate, per Voi non sarà un grande sforzo perchè non è impegnativo e precedentemente avete fatto il loro lavoro.

Inoltre, quale altro modo è migliore per identificare i Vostri manager futuri? Dovete trovare il modo di coinvolgere tutti nel training, incoraggiando le buone idee. A volte chi è timoroso di parlare per mettersi in luce ha solo bisogno della domanda giusta.