Come essere super produttivi in smart working

Mantenersi produttivi anche quando si lavora da casa è un'abilità che la maggior parte di noi deve padroneggiare. Quindi, ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a diventare "super produttivo".

Stabilire una routine di lavoro a casa

Per molti lavoratori la mancanza di una giornata lavorativa strutturata può portare ad un rallentamento della motivazione e persino a un sovraccarico di stress, mentre si fatica a stabilire i confini tra lavoro e vita domestica. È fin troppo facile iniziare a lavorare presto, aggiungendo così un paio d'ore extra alla giornata. Allo stesso modo, non c'è nessuno che alzi un sopracciglio se accendi il tuo computer con qualche minuto di ritardo.

Chi lavora da remoto a volte risente dell'assenza della routine solita di una giornata lavorativa - dal pendolarismo, alle pause caffè, al pranzo e alle riunioni programmate. Quindi, ecco alcuni modi in cui puoi ripristinarla, garantendo alti standard di produttività:

• preparati per la giornata vestendoti professionalmente ogni mattina, annota le attività chiave che devono essere svolte in modo da poterti concentrare e daredelle priorità al tuo carico di lavoro. Sperimenterai anche un senso di soddisfazione ogni volta che sarai in grado di contrassegnare come "fatta" un'attività dalla tua lista.
   
• Sostituisci i tuoi spostamenti mattutini e serali con una breve passeggiata, che ti permetta di riflettere e rilassarti. Alcuni studi hanno dimostrato che fare brevi passeggiate all'aperto può aiutare la produttività e ridurre lo stress. La meditazione può aiutare a focalizzare la tua mente e bloccare tutte le distrazioni intorno per permetterti di concentrarti.
   
• Lo studio Remote Work del Buffer 2019 ha rilevato che il 22% dei professionisti che lavorano da remoto fa fatica a staccare la spina. Quindi, assicurati sempre di iniziare e terminare la tua giornata lavorativa all'incirca alla stessa ora e di provare a programmare le medesime pause ogni giorno. Stabilire un buon equilibrio tra lavoro e vita privata, anche quando lavori nello stesso posto in cui vivi, è fondamentale per mantenere alta tua produttività.

Certo, ognuno di noi è diverso e ciascuno stabilirà una propria routine giornaliera. Man mano che trascorrerai più tempo a lavorare da casa cerca di identificare tutto ciò che ritieni fonte di distrazione o che incide negativamente sulla tua concentrazione. Ad esempio, se la tua energia tende a calare a metà pomeriggio, mantieni alcuni spuntini salutari sulla scrivania o organizza una breve pausa. Presto troverai una strategia che funziona al meglio per te.

Utilizzare la tecnologia per collaborare e comunicare in modo più produttivo

Secondo lo studio Buffer’s State of Remote Work 2019, il 17% di chi lavora da remoto fa fatica a collaborare con i propri colleghi, il che ha un enorme impatto sulla loro capacità di essere produttivi. Tuttavia, ci sono molti modi per migliorare le modalità di connessione e collaborazione (aumentando così la produttività) senza dover essere seduti fisicamente accanto ai colleghi. Resta in contatto con i tuoi colleghi di lavoro utilizzando canali di chat come Slack o app come Asana. Opzioni abilitate ai video come Skype, GoToMeeting e HipChat possono aggiungere un elemento visivo a riunioni remote o di aggiornamento, facendo sentire il tuo team più vicino anche se tutti lavorano in una location diversa.

Un avvertimento: non tutta la tecnologia è tua amica quando lavori da casa. I social media, le app di gioco e la televisione possono influire sulla produttività distrandoti e interrompendo le tue attività. Se questo è un problema per te, disattiva tutti i prodotti tecnologici non essenziali durante l'orario di lavoro.

È anche importante ricordare che approcci e strumenti diversi funzionano meglio per determinate aziende e dipendenti quando si tratta di collaborare in modo produttivo, lavorando da remoto. Una cosa coerente, tuttavia, è la necessità di un processo definito. Gunnar Bless, co-fondatore e CEO di Zasteo, afferma: “Per raggiungere un alto livello di produttività in una situazione di smart working i processi sono piuttosto importanti. Questo comprende la creazione di una serie di strumenti che facilitino la comunicazione tra le persone ed il coordinamento del proprio lavoro. Ma implica anche che la comunicazione avvenga in modo chiaro sia per riunioni di gruppo o di aggiornamento. È ovviamente importante mantenere alta la motivazione, quindi anche tramite incontri virtuali faccia a faccia e attività sociali".

Affronta gli eventuali sentimenti di solitudine che potresti provare lavorando da remoto

Molte persone adorano la pace e la tranquillità che deriva dal lavorare da casa, poiché consente loro di concentrarsi e potenzialmente essere più produttivi. Tuttavia, secondo Buffer, il 19% dei lavoratori remoti afferma di lottare con la solitudine. Secondo una recente ricerca di OWL Labs, il 48% dei lavoratori da remoto lamenta l'assenza delle conversazioni che ha in ufficio; mentre al 40% mancano i riconoscimenti sul posto di lavoro e al 34% la cultura dell'ufficio.

I sentimenti di solitudine e isolamento possono avere un effetto a catena sulla nostra produttività. Dopotutto, come spiegato in questo articolo del Hays Journal, sentirsi parte di un gruppo è uno dei nostri bisogni primari. Se stiamo lavorando lontano dai nostri colleghi, da soli, giorno dopo giorno, può essere difficile sentirsi parte di una squadra più grande e possono insinuarsi sentimenti negativi.

Quindi, quando lavori da casa, prova a iniziare ogni giorno con una telefonata o una riunione video, in modo da non perdere questa parte importante della tua vita lavorativa. Utilizza la videoconferenza, quando possibile, per mantenere un rapporto con i colleghi. Questi comportamenti ti aiuteranno a stare vicino al tuo team, godendo di una maggiore produttività e tenendo a bada la solitudine.

È anche importante cercare di essere proattivi nell'organizzare comunicazioni faccia a faccia virtuali sia con i colleghi di lavoro sia con la tua più ampia rete di contatti, come spiega Susan Kabani, co-fondatrice e CEO di UGenie: “Lavorare da remoto, soprattutto come start-up, può essere un momento di grande solitudine. Fortunatamente, la tecnologia digitale ha reso molto più facile rimanere in contatto con gli altri. Anche prima dell'attuale crisi, abbiamo usato Zoom, Ugenie e Slack per comunicare con il nostro team, clienti e partner. Negli ultimi mesi, queste tecnologie hanno aiutato molte aziende a rimanere in contatto in un momento senza precedenti. Anche se sono un grande fan degli incontri di persona nella vita reale, quelli online sono stati un modo meraviglioso e molto efficiente per mantenere un rapporto con le persone durante i lockdown".

Ottimizza il tuo ambiente di lavoro domestico

Gli uffici moderni sono progettati per essere il più possibile confortevoli, con sedute ergonomiche, colori rilassanti e aree break dedicate. E mentre potrebbe esserci un limite a quanto puoi ricreare a casa, ci sono alcune scorciatoie per avere uno spazio di lavoro produttivo.

Cerca di creare un piccolo ufficio per te nella tua casa, che si tratti di una stanza separata in cui nessuno può entrare o di un posto a tavola che è solo tuo. È importante evitare di sedersi su divani o letti quando si lavora, in quanto ciò può portare a non concentrarsi come si farebbe normalmente in un ufficio.

Se vivi in ​​una strada trafficata, prendi in considerazione di acquistare degli auricolari che cancellano il rumore. In alternativa, se stai lottando con un ambiente "troppo tranquillo", riproduci musica a basso volume per creare un suono di sottofondo - si dice che la musica barocca e ambientale sia particolarmente buona per la concentrazione.

Per imitare la sensazione di ampiezza di un ufficio moderno, riduci al minimo gli arredi e il disordine. Aggiungi alcune piante d'appartamento per migliorare la qualità dell'aria e risollevare l'umore: piccoli ritocchi come questo contribuiranno a rendere il tuo ufficio domestico uno spazio rilassante e produttivo.

Investi in una buona sedia, supporti da polso in gel sulla scrivania, un secondo schermo del computer che sia tenuto all'altezza degli occhi e una tastiera sollevata. Ciò contribuirà a ridurre il rischio di problemi come lesioni da sforzo ripetitivo, creando al contempo un'area di lavoro confortevole che favorisce la produttività.

Impegnati a lavorare solo nel tuo spazio predefinito. Questo è più difficile di quanto potresti pensare quando hai tutta la tua casa a tua disposizione, ma se porti il ​​tuo lavoro in soggiorno o - peggio ancora - in camera da letto, scoprirai presto che la tua vita lavorativa e la vita domestica si fondono in una. Ciò renderà più difficile staccare la spina la sera e motivarti ad iniziare a lavorare la mattina, il che avrà un impatto negativo sulla produttività.

Infine, è importante capire che ambienti di lavoro domestici diversi funzioneranno meglio per persone diverse. Quindi prenditi del tempo per capire cosa ti soddisfa meglio.

Lavorare da casa o da remoto non significa che devi separarti dai tuoi colleghi, in balia di una miriade di distrazioni e pressioni, che portano a un calo della produttività. Infatti, creando uno spazio di lavoro ad hoc, attenendosi ad una routine precisa, mantenendo relazioni con gli altri e sfruttando la tecnologia, è possibile garantire la massima produttività quando si lavora da casa.

Autore: Kosta Mavroulakis - Founder & CEO, Empact Ventures